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Pflicht zur Einrichtung von Meldestellen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz
Seit dem 2. Juli 2023 sind in Deutschland die Vorschriften des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) in Kraft. Die Vorschriften basieren auf den Regelungen der EU-Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern (EU 2019/1937).
Die Vorschriften des HinSchG gelten für alle Beschäftigungsgeber, die in Deutschland tätig sind. Das können nach § 3 Abs. 9 HinSchG natürliche Personen sowie juristische Personen des öffentlichen und des privaten Rechts, rechtsfähige Personengesellschaften und sonstige rechtsfähige Personenvereinigungen sein, insbesondere private und öffentlichrechtliche Unternehmen, Bundes- und Landesbehörden sowie Gerichte.
Beschäftigungsgeber ab 50 Beschäftigten sind verpflichtet, eine interne Meldestelle einzurichten und zu betreiben. Für Beschäftigungsgeber ab 250 Beschäftigten gilt diese Pflicht schon seit dem 2. Juli 2023, für Beschäftigungsgeber, die zwischen 50 und 249 Beschäftigte haben, ab dem 17. Dezember 2023. Für Gemeinden und Gemeindeverbände und solche Beschäftigungsgeber, die im Eigentum oder unter der Kontrolle von Gemeinden und Gemeindeverbänden stehen, gilt die Pflicht zur Einrichtung und zum Betrieb interner Meldestellen gemäß § 12 Abs. 1 HinSchG nach Maßgabe des jeweiligen Landesrechts.
Beschäftigungsgeber ab 250 Beschäftigten müssen eine eigene Meldestelle einrichten und betreiben, können damit aber auch einen externen Dritten beauftragen. Der externe Dritte kann ein Dienstleister, ein sonstiger Beauftragter, aber auch eine andere Konzerngesellschaft sein. Die Betrauung eines Dritten mit den Aufgaben einer internen Meldestelle entbindet den Beschäftigungsgeber aber nicht von der Pflicht, selbst geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um einen etwaigen Verstoß abzustellen. Mehrere Beschäftigungsgeber mit bis zu 249 Beschäftigten können eine gemeinsame Meldestelle einrichten und betreiben. Bei der Einrichtung einer gemeinsamen Meldestelle bleibt die Pflicht bestehen, Maßnahmen zu ergreifen, um den Verstoß abzustellen. Die Pflicht zur Rückmeldung an die hinweisgebende Person verbleibt ebenso bei dem einzelnen Beschäftigungsgeber. Ist der Bund oder ein Land Beschäftigungsgeber, bestimmen die obersten Bundes- oder
Landesbehörden Organisationseinheiten in Form von einzelnen oder mehreren Behörden, Verwaltungsstellen, Betrieben oder Gerichten für die Einrichtung einer Meldestelle. Für Gemeinden und Gemeindeverbände und solche Beschäftigungsgeber, die im Eigentum oder unter der Kontrolle von Gemeinden und Gemeindeverbänden stehen, gilt die Pflicht zur Einrichtung und zum Betrieb interner Meldestellen nach Maßgabe des jeweiligen Landesrechts.
Eine interne Meldestelle kann eingerichtet werden, indem eine bei dem jeweiligen Beschäftigungsgeber oder bei der jeweiligen Organisationseinheit beschäftigte Person, eine aus mehreren beschäftigten Personen bestehende Arbeitseinheit oder – wie bereits oben beschrieben – ein externer Dritter mit den Aufgaben einer internen Meldestelle betraut wird.
Die Aufgaben der internen Meldestelle sind die Einrichtung und der Betrieb von Meldekanälen, die Bearbeitung der Meldungen nach dem gesetzlich vorgeschriebenen Verfahren und das Ergreifen der gesetzlich beschriebenen Folgemaßnahmen. Dabei müssen die Beschäftigungsgeber die Identität des Hinweisgebers und der von der Meldung betroffenen und in ihr genannten Personen gewährleisten und den Hinweisgeber und ihn unterstützende Personen vor Repressalien schützen. Die Meldekanäle müssen es mindestens den Beschäftigten und den dem Beschäftigungsgeber überlassenen Leiharbeitnehmern ermöglichen, Verstöße der in § 2 HinSchG geregelten Bereiche zu melden, im Wesentlichen Verstöße gegen nationales Recht und EU-Recht. Die Meldekanäle können darüber hinaus aber auch für andere Personen geöffnet werden, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeiten mit dem Beschäftigungsgeber oder der Organisationseinheit in Kontakt stehen.
Die Beschäftigungsgeber sind verpflichtet, den Beschäftigten klare und leicht zugängliche Informationen über die Nutzung des internen Meldeverfahrens und der externen Meldestelle zur Verfügung stellen. Dazu sollte es mindestens zwei Arbeitsanweisungen geben, eine für alle Beschäftigten zum Verfahren der Meldung und eine zweite für die Beschäftigten in der Meldestelle zur Bearbeitung der Meldungen. Bei der Einrichtung und dem Betrieb der Meldestelle sind auch die Vorschriften des Datenschutzrechts zu beachten. Es sollte eine Datenschutz-Folgenabschätzung zu den Meldekanälen und dem Verfahren in der Meldestelle erstellt und mit dem Datenschutzbeauftragten abgestimmt
werden. Ferner ist der Betriebsrat oder Personalrat zu beteiligen. Wenn das Meldeverfahren abweichend von den gesetzlichen Vorschriften geregelt wird, zum Beispiel eine Meldepflicht statuiert wird, muss der Betriebsrat zustimmen (§ 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG). Bei der Verwendung von Software besteht ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, wenn diese zur Kontrolle von Arbeitnehmern geeignet ist. Die Mitbestimmungsrechte des Personalrats richten sich nach den jeweils anwendbaren Vorschriften, z.B. § 75 Abs. 3 Nr 15 oder 17 BPersVG.